С чего начать тайм-менеджмент: техники, упражнения, инструменты и многое другое

Правильное использование имеющегося времени — крайне полезный навык, от которого зависит эффективность организации многих процессов. Для продуктивного управления рекомендуется применять технологию тайм-менеджмента.

Чтобы успешно включить управление личным временем в свою жизнь, необходимо внимательно изучить основные правила и методики тайм-менеджмента.

Читать также:

С чего начать саморазвитие | План, упражнения, книги и многое другое

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент представляет собой технологию по организации и управлению, которая позволяет повысить эффективность использования времени. Среди основных методик по организации управления выделяют:

• тактическое планирование;
• рациональный подход к привычкам;
• правильное определение приоритетов.

Если начать тайм-менеджмент и правильно встроить все его принципы, можно значительно повысить продуктивность в любых начинаниях.

Как тайм-менеджмент повлиял на мою жизнь

Если на постоянной основе начать грамотно управлять своими временными ресурсами, то это сильно повлияет на жизнь. Подробнее о моих изменениях в разных сферах за 5 лет в таблице:

Изменения становятся заметны через 3-5 недель после начала использования новых принципов. Именно столько требуется для того, чтобы новое действие сформировалось как привычка. Строгое выполнение плана удается довести до автоматизма за 3-6 месяцев.

Хотите освоить самые эффективные техники тайм-менеджмента, целеполагания, декомпозиции, планирования и совместной работы, которые применяются известными успешными людьми и компаниями? Тогда вам нужно сюда.

Правила тайм-менеджмента

Среди основных правил тайм-менеджмента, которых потребуется придерживаться, выделяют:

1. Своевременное приготовление к предстоящей работе. Не следует откладывать на потом важную работу. Если вовремя начинать подготовку и определить время старта и окончания, будет легче справиться с заданием.

2. Сохранение порядка и в голове, и в комнате. Очень часто специалисты отмечают взаимосвязь с порядком в комнате, на рабочем столе и в помещении с продуктивностью.

3. Недопущение многозадачности. На первый взгляд выполнение нескольких задач одновременно может показаться продуктивным занятием. Однако на деле не рекомендуется распыляться на несколько видов деятельности.

4. Избегание прокрастинации. Откладывание любого занятия допустимо только при наличии веской причины или реальной сильной усталости. Чаще всего прокрастинация возникает при чрезмерно загруженном графике или при осознании масштаба задачи.

5. Планирование действий. План действий составляется с учетом среднего времени выполнения той или иной задачи. Если работать по четкому распорядку в среднем темпе, значительно повышается эффективность.

6. Исключение отвлекающих факторов. Следует избавиться от всех раздражителей, а также контролировать использование гаджетов. В плане следует предусмотреть период, когда пользоваться компьютером или смартфоном для просмотра развлекательного контента допустимо.

7. Правильный цикл отдых-бодрствование. Ложиться спать и просыпаться необходимо примерно в одно и то же время ежедневно. Без качественного сна, длинною 7-8 часов, сложно продемонстрировать максимальную эффективность.

8. Разбитие сложных задач на маленькие блоки. Осознание размера и сложности выполнения поставленной цели может привести к фрустрации и прокрастинации. Чтобы не допустить этого, необходимо разбивать задачу на блоки.

9. Установка крайних сроков для выполнения того или иного задания. Наличие дедлайнов на каждый этап выполнения работ позволит вовремя заканчивать крупные проекты.

Рекомендуется начать тайм-менеджмент с соблюдения правил от простых к сложным. Вначале нужно налаживать общий распорядок дня и создавать простые планы. По мере совершенствования навыка управления временем можно начинать применять более сложные методы и техники.

Чем больше будет использовано правил и способов построения высокоэффективного плана, тем быстрее и проще удастся добиться качественного управления временем.

Инструменты тайм-менеджмента

Основными инструментами для управления временем считаются:

1. Таймеры и напоминания в смартфоне — в телефоне можно настроить срабатывание звуковых напоминаний.

2. Ежедневники — ведение ежедневника и периодическое заглядывание в него позволяет действовать согласно плану.

3. Стикеры — при помощи стикеров можно обозначить долгосрочные цели, распределив задачи по столбцам. После достижения поставленной цели стикер отдирается.

4. Часы — для тайм-менеджмента могут использоваться настенные, наручные и электронные часы. Также можно устанавливаться специальные временные приложения на смартфон.

5. Электронный недельный список дел — на нескольких платформах можно установить одну программу, в которой будет отображаться список текущих дел. Например, достаточно хорошим бесплатным сервисом считается Microsoft Onenote.

6. Примерный ежедневный план — рекомендуется написать на листке свой усредненный ежедневный план, в котором будет четко отображено время подъема, завтрака, дороги на работу, личных занятий и т.д. После написания график нужно опробовать и при необходимости внести изменения.

7. Книги от наиболее популярных авторов с теоретическими знаниями — неплохо периодически освежать свои знания, перечитывая книги от Дэвида Аллена или Глеба Архангельского.

8. Ежедневный лист дел (to-dolist) — при походах в магазин, выполнении домашних или рабочих дел можно использовать лист дел, в котором будут отображаться краткосрочные задачи. Цели выписываются на бумагу. По мере выполнения каждая задача вычеркивается.

9. Яркие напоминания — чтобы при посещении определенного места (рабочего офиса, спортзала или комнаты) возникали нужные эмоции, можно использовать яркие напоминалки.

В первую очередь как инструмент необходимо начать использовать электронный или письменный органайзер и ежедневник. Исходя из составленного плана, потребуется настроить часы и таймеры.

Последовательность тайм-менеджмента

Чтобы начать тайм-менеджмент правильно, нужно внимательно изучить последовательность действий. Вначале внимательно изучается теоретическая база и различные техники. После составляется план, определяются сроки и приоритеты.

№1. Планирование и постановка целей

Наличие четкого плана — неотъемлемая черта управления временем. При составлении собственного графика за основу вначале можно использовать готовый шаблон. По мере совершенствования собственных навыков появляется понимание, сколько требует времени та или иная задача.

Постановка целей и планов на год

Вначале определяются долгосрочные цели. Сюда могут быть включены следующие задачи:

• достижение определенного месячного заработка или устройство на желаемую должность;
• улучшение физической формы (избавление от лишних килограммов или набор мышц);
• путешествие;
• избавление от вредной привычки;
• работа по устранению негативных черт характера;
• челлендж не пить алкоголь/не курить или не заниматься любым другим негативным занятием в течение 100 из 365 дней.

В плане тайм-менеджмента на год определяются общие цели, которые точно можно достичь за год. После этого устанавливается, какие действия нужно предпринять для их достижения. Физическая активность и хобби включаются в общий план в свободные временные промежутки в течение дня.

Постановка целей и планов на месяц

В плане на месяц отражаются следующие задачи:

• повседневная рутина, которую хотелось бы начать выполнять (глажка, стирка, уборка, приготовление пищи);
• проекты по работе с дедлайнами;
• отдельные этапы более крупных целей (например, если главная цель на год — похудеть, то в месячном плане отражаются изменения в питании и физическая активность).

В течение первого месяца многие новые занятия станут привычкой. Их станет гораздо проще выполнять в последующее время.

Постановка целей и планов на неделю

Чтобы составить план на неделю, следует оценить текущую степень загруженности, а также учитывать поставленные месячные и годовые цели. В недельный план включается:

• распорядок дня;
• места, которые потребуется посетить (магазин для закупок, спортивный зал, кафе, кинотеатр);
• этапы крупных проектов и сроки на выполнение.

Если в течение месяца нужно сдать крупный проект, то его следует разбить на фрагменты. В течение каждой недели нужно выполнять примерно 25%, после чего осуществлять проверку и контроль. В недельном плане обязательно должен быть отражен объем работы, которую потребуется сделать.

Постановка целей планов на день

Ежедневный план представляет собой четкий распорядок дня, в котором отражается следующая информация:

• подъем;
• время на сборы и завтрак;
• дорога до работы;
• обед и перерыв;
• время на хобби, уборку и домашние задачи;
• ужин;
• отбой.

В ежедневном плане должно быть отражено время на выполнение каждой задачи. Можно использовать стандартный распорядок дня. Непосредственно перед нужным днем в шаблон вносятся необходимые изменения. При наличии возможности можно составлять подробный распорядок на неделю.

№2. Сроки достижения

Цель не имеет смысла, если не определять сроки достижения. У новичков часто возникают сложности с определением времени на выполнение задания. Выставляются либо слишком длительные, либо слишком короткие сроки. В итоге поставленная задача не реализуется.

Чтобы не испытывать проблем, необходимо проверить свою цель на соответствие следующим критериям:

• реальность;
• конкретность;
• возможность достижения.

В интернете изучается практическая информация про то, сколько люди в среднем тратят на выполнение похожих задач. Например, обучиться водить машину и получить водительские права можно за 3-6 месяцев.

№3. Приоритеты

После составления годового плана следует определить более и менее приоритетные задачи. У каждого человека имеются ограничения во времени, поэтому следует грамотно включить каждое действие в план.

У каждой цели есть собственные временные пороги. Например, английский язык нет смысла изучать, если не удается выделить ему хотя бы 5 минут в день. Если изучение языка — приоритетная задача, то ему можно уделять более 30-60 минут в день. Те же правила действуют для спорта и освоения дополнительной профессии.

Обычно в течение года удается достигать 1 приоритетной цели и делать существенный прогресс в 2-3 низкоприоритетных.Чтобы определить приоритеты, можно использовать специальные методики тайм-менеджмента.

Эффективные техники и методики тайм-менеджмента

По управлению временем написано огромное количество книг. Чтобы начать тайм-менеджмент, необходимо воспользоваться одной или несколькими следующих методик:

1) Упорядочение планов дня по методу «Альпы»

Суть метода заключается в точном подсчете времени на выполнение задач, а также использовании рабочего времени 60/40. Если человек работает 8 часов в день, то на решение повседневных рабочих задач у него есть 5 часов. Оставшиеся 3 часа резервируются для решения форс-мажоров и непредвиденных дел. Ежедневный рабочий план формируется таким образом, чтобы его выполнение заняло около 5 часов.

2) Техника АБВГД

Методика разделения задач по приоритетности от А до Д. Задача А определяется как то, что необходимо сделать максимально быстро, иначе возникнут серьезные последствия. Б — задача, которую следовало бы выполнить, но при этом последствия невыполнения будут мягкими. В — что-то, что было бы выгодно выполнить, но при невыполнении не возникнет никаких последствий. Г — работа, которую можно без страха поручить другому. Д — задача, которую можно не выполнять и удалить из перечня дел из-за потери актуальности.

3) Матрица Эйзенхауэра

Метод представляет собой использование специальной матрицы, состоящей из четырех квадратов. Первые два представляют собой важные срочные и несрочные задания, вторые два — неважные срочные и несрочные задачи. В каждый квадрат выписываются цели. После этого, в зависимости от того, где находится задача, она включается в план действий с нужным приоритетом. Матрица хорошо подходит для создания годового и месячного плана.

4) Принцип Парето

Данный принцип гласит, что при выполнении задачи 20% усилий тратится на достижения первых 80% результата и 80% усилий на достижение последних 20%. При планировании следует учитывать этот аспект. Особенно это важно в построении красивой фигуры, обучении и самосовершенствовании.

5) Пирамида Франклина

Отец основатель США Бенджамин Франклин в возрасте 20 лет составил для себя план на всю жизнь вперед. Принципы, которые он использовал, сейчас называются пирамидой Франклина. Ее суть заключается в определении главных жизненных ценностей, исходя из которых формируется цель. В свою очередь цель становится основой для генерального плана, по которому создается долгосрочный график работы на годы вперед. Он разделяется на ежемесячные и ежедневные планы.

6) Сначала съешьте лягушку

Достаточно популярная методика тайм-менеджмента, суть которой заключается в выполнении задания, которое по каким-либо причинам давно откладывалось. По возможности каждое утро следует начинать с выполнения отложенной задачи (съедания лягушки), после этого следовать заготовленному плану. Утром у человека гораздо больше силы воли для работы, поэтому способ считается высокоэффективным.

7) Метод помидора

Чередование непрерывной работы в течение 25 минут и отдыха в течение 5 минут. После четырех циклов делается перерыв 30 минут. Метод основан на том, что мозг может интенсивно работать около 25 минут, после чего ему требуется краткосрочный отдых.

8) Метод большого слона

Любая крупная задача — это слон. Чтобы успешно съесть слона, необходимо разделить его на части. Любой проект нужны разделить на части, после включить в план. Метод слона помогает бороться с фрустрацией и вовремя приступать к работе.

9) Метод швейцарского сыра

Крупные проекты разбиваются на маленькие части, но даже так не всегда удается заставить себя работать. Принцип швейцарского сыра подразумевает первичное решение тех частей проекта, которые интересны человеку. Решение первичных задач значительно уменьшает общий объем работы и создает приятное впечатление от проекта, поэтому работать становится легче.

10) Делегирование задач

При выполнении общих проектов следует правильно распределять обязанности. Руководителю следует сконцентрироваться на важных делах, делегируя менее важные задачи подчиненным. В быту все работы тоже могут быть разделены между членами семьи в соответствии с навыками и количеством свободного времени.

На начальном этапе начать тайм-менеджмент можно посредством определения приоритета задача по матрице Эйзенхауэра. Методы слона, помидора и швейцарского сыра рекомендуется применять ежедневно в быту и на работе.

Способы жить в соответствии тайм-менеджменту каждый день

Чтобы ежедневно выполнять поставленные задачи и придерживаться графика, может использоваться масса различных способов и лайфхаков. Среди действий, которые могут помочь, выделяют:

• создание вечером или утром окончательного плана на день;
• применение закона принудительной эффективности, который подразумевает решение важных задач в первую очередь;
• использование принципа равновесия — исключение работы до изнеможения даже при наличии сил и желания;
• соблюдение личного баланса — регулярно нужно уделять внимание отдыху, досугу, уходу за собой, спорту, встречам с друзьями;
• откладывание неважных отвлекающих дел во время работы;
• корректировку плана при возникновении новых условий и изменении ситуации;
• выполнение наиболее важных дел по утрам;
• создание пометок обо всем — пришла в голову идея или был замечен какой-либо нюанс — сразу же пишется заметка;
• определение собственного суточного ритма и часов наибольшей продуктивности;
• включение в план времени для решения форс-мажорных задач;
• ведение дневника с пометками о прожитом дне и оценкой соблюдения графика (в дальнейшем можно проанализировать собственные ошибки);
• оценку времени выполнения всех повседневных и рабочих задач — после получения информации о временных затратах для поездки на работу, утренних сборов и решения рутинных задач корректируется еженедельный и ежедневный график;
• создание максимального количество полезных привычек, которые выполняются системно.

Со временем придерживаться принципов управления временем становится легче. Когда все действий начинают выполняться на автоматизме, не следует отказываться от подробного планирования и составления приоритетов. Нужно продолжать использовать методики тайм-менеджмента, чтобы сохранять максимальную продуктивность.

Заключение

Тайм-менеджмент является высокоэффективным средством, которое позволяет значительно повысить качество жизни. Планирование помогает начать выполнять больше действий в меньший промежуток времени. Даже при высокой загруженности удается выделить время на личное хобби, семью и друзей.

Методы тайм-менеджмента подходят и для рядовых работников, и для руководителей. Если в организации применяются высокоэффективные техники организации рабочего процесса, то значительно повышается прибыль и увеличивается сплоченность коллектива.

На этом все. Надеюсь, статья оказалась полезной и вы почерпнули из нее много нового. Если это так, не забудьте оставить комментарий и поделиться материалом с друзьями.